Ludzie potrafią obserwować. Pacjenci, którzy trafiają do Twojego gabinetu również to robią. Dlatego przygotowaliśmy dla Ciebie ten poradnik. Odpowiednie podejście personelu i przygotowanie zestawu dokumentów, które otrzymuje pacjent to klucz do zbudowania wizerunku gabinetu jako miejsca, gdzie pacjent spotyka się z pełnym profesjonalizmem zaraz po przekroczeniu progu. Mamy nadzieję, że te wskazówki pomogą Tobie i personelowi w podnoszeniu jakości świadczonych usług, a pacjenci będą usatysfakcjonowani!
Pozyskanie danych pacjenta przez gabinet.
Od tego procesu zależy bardzo dużo. Ustawodawca dokładnie opisuje jakie dane należy od pacjenta uzyskać, aby dokumentacja prowadzona była poprawnie. Wszystkie dane, które powinien podać pacjent odwiedzający po raz pierwszy gabinet stomatologiczny zawarte są w artykule 25 Ustawy o Prawach Pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta z 2008 roku. Warto wydrukować ten artykuł i pozostawić go np. na recepcji do wglądu dla pacjentów, którzy mają wątpliwości czy zakres danych, jakie pobiera gabinet, jest konieczny.
Czy pacjent powinien podać swój PESEL?
Ustawodawca jednoznacznie określa numer PESEL jako daną NIEZBĘDNĄ w dokumentacji pacjenta. Jest to numer unikalny dla każdego obywatela, umożliwia dokładną identyfikację pacjenta w przypadku np. zbieżności imion i nazwisk. Personel gabinetu powinien otrzymać jasne wytyczne - pacjentów, którzy nie chcą podać PESEL nie przyjmujemy! W przypadku braku nadanego numeru PESEL należy wpisać rodzaj i numer dokumentu tożsamości pacjenta.
Pacjenci małoletni i ubezwłasnowolnieni
W przypadku osoby nie mającej mocy prawnej do samodzielnego wyrażania zgody konieczne jest wprowadzenie do dokumentacji (poza danymi tej osoby) informacji o jej przedstawicielu ustawowym. Dokumentacja powinna zawierać nazwisko, imię (imiona) oraz adres zamieszkania przedstawiciela. W takim wypadku warto skorzystać z prostych i skutecznych rozwiązań. IQ Dental umożliwia zapisanie takich danych przy karcie pacjenta, dzięki czemu całość jest odpowiednio uporządkowana.
Formularz osobowy - klucz do sukcesu.
Pacjent odwiedzający gabinet pierwszy raz powinien otrzymać formularz osobowy, w którym podaje wszystkie dane wymagane przez ustawę. Podpisany i opatrzony datą formularz pomoże wprowadzić przez personel do systemu wszystkie niezbędne dane pacjenta. W przypadku pomyłki przy przenoszeniu danych będzie stanowić również koło ratunkowe dla gabinetu. Warto na końcu dodać informację, że pacjent zobowiązany jest do informowania gabinetu o wszystkich zmianach w jego danych (adres, nazwisko, telefon itd.)
Czy pacjent musi wyrazić zgodę na kontakt?
Nawiązywanie z kontaktu z pacjentem poprzez telefon, SMS czy mail nie wymaga zgody pacjenta jeśli wiąże się to z celem leczniczym. Pacjent odwiedzając gabinet i podejmując się leczenia zgadza się na np. przesłanie SMS przypominających o wizycie, czy też kontakt telefoniczny celem jej potwierdzenia. Natomiast działania marketingowe skierowane do pacjenta, przykładowo wysłanie maila z promocją na zabieg higienizacji, wymagają zgody marketingowej.
Czy zgody muszą być przez pacjenta podpisane?
W polskim prawodawstwie jest to odpowiednio wyjaśnione. Zgodnie z ust. 7 ustawy o zawodzie lekarza i lekarza dentysty zgoda pacjenta może być wyrażona ustnie albo nawet poprzez takie zachowanie, które w sposób niebudzący wątpliwości wskazuje na wolę poddania się proponowanym przez lekarza czynnościom medycznym. Przepis ten wprowadza jako podstawowy rodzaj zgody zgodę ustną oraz jako drugi rodzaj zgody tzw. zgodę dorozumianą (konkludentną). W przypadku zabiegów chirurgicznych lub niosących podwyższone ryzyko dla zdrowia i życia pacjenta, należy pobrać od pacjenta zgodę pisemną.
Czy pacjent powinien otrzymać ankietę zdrowotną?
Ankieta stanu zdrowia pacjenta jest istotnym elementem dokumentacji medycznej. Pozwala na zapoznanie się lekarza z wieloma ważnymi czynnikami, które mogą wpływać na proces leczenia pacjenta. Powinny znaleźć się w niej informacje o zażywanych lekach, alergiach, przebytych chorobach, schorzeniach przebytych przez członków rodziny (przykładowo paradontoza). Jednocześnie język, w którym jest skonstruowana powinien być prosty i zrozumiały dla ogółu ludzi. Nie sposób jednak unikać w niej sformułowań typowo medycznych, w razie potrzeby należy je pacjentowi wyjaśnić.
Czy można zeskanować wszystkie zgody i ankiety?
Oczywiście, możemy wszystkie dokumenty związane z pacjentem zeskanować i przetrzymywać w kartach elektronicznych programu gabinetowego. Należy jednak pamiętać o istotnym aspekcie tej procedury. Skan dokumentu nie jest równy oryginałowi podpisanemu przez pacjenta. Wszelkiego rodzaju zgody czy ankiety lub inne formularze powinny trafić do archiwum, aby w razie konieczności były dostępne do okazania np. przed sądem. Cała dokumentacja medyczna musi być przetrzymywana przez podmiot udzielający świadczeń przez okres 20 lat od zakończenia leczenia pacjenta.
