Jeśli tutaj trafiłeś to prawdopodobnie poszukujesz programu do Twojego gabinetu stomatologicznego. Na rynku istnieje wiele rozwiązań w tym zakresie, różnią się one jednak dość znacząco. Dla osoby nie mającej doświadczenia w tematyce oprogramowania stomatologicznego wybór odpowiedniego może wydawać się trudny. Z pomocą przychodzi lista 8 wskazówek, które ten proces z pewnością ułatwią!
Wdrożenie i łatwość obsługi
Wybierając oprogramowanie musimy mieć świadomość, że będzie nam towarzyszyć każdego dnia pracy. Kluczowe zatem jest, aby było proste w obsłudze i intuicyjne dla wszystkich członków zespołu. Warto zwrócić uwagę na proces wdrożenia, czyli ilość czasu, który musimy poświęcić na konfigurację i przeszkolenie zespołu. Zapytajmy dostawcę, jak wygląda taki proces oraz jaki zakres pomocy można uzyskać. Niektóre firmy wymagają dodatkowych opłat za przeprowadzenie kursu szkoleniowego dla personelu. Istotna jest również dostępność instrukcji użytkowania lub nagrań pokazujących funkcjonowanie poszczególnych modułów programu.
Dostępność w każdych warunkach
Programy do prowadzenia dokumentacji elektronicznej dzielą się na dwa rodzaje. Stacjonarne, działające w ramach aplikacji zainstalowanej na konkretnych urządzeniach w gabinecie stomatologicznym oraz chmurowe, gdzie całość operacji odbywa się na serwerach dostawcy oprogramowania, a użytkownik widzi tylko ich efekt końcowy na ekranie swojego urządzenia. Programy stacjonarne z reguły mają pewne ograniczenia w dostępie do systemu spoza gabinetu. Działając w chmurze mamy większe możliwości ,,dostania się’’ do oprogramowania nie będąc w pracy np. z poziomu smartfona lub domowego laptopa. Jest to o wiele wygodniejsze rozwiązanie z punktu widzenia obecnej higieny pracy, gdy rynek i konkurencyjność wymaga responsywności na wszelkie zapytania płynące od pacjentów.
Baza danych - dostępność i kopie zapasowe
To bardzo istotny i często pomijany temat przy wyborze oprogramowania. Baza danych powinna być zawsze dostępna do wygenerowania od ręki na żądanie użytkownika, bez zbędnych operacji czy dodatkowych opłat. W programach stacjonarnych odpowiedzialność za wykonywanie kopii zapasowych i zabezpieczenie bazy danych spada na użytkownika. To po jego stronie jest wskazanie, gdzie zapisywane będą kopie i jak często będą wykonywane. Ponosi również odpowiedzialność za ich ewentualną utratę lub uszkodzenie. Rozwiązania chmurowe z reguły oferują zabezpieczenia w ramach swojej działalności. Pytania, które należy zadać sprzedawcy: Jak często wykonywana jest kopia zapasowa? Kto odpowiada za ewentualną utratę danych? Czy system pozwala na wykonanie kopii ręcznie, przez użytkownika? W jakim formacie wykonywana jest kopia zapasowa? Czy firma może poświadczyć bezpieczeństwo danych odpowiednimi certyfikatami?
Pomoc techniczna
Użytkując program nie zawsze wszystko może pójść po naszej myśli. Warto zweryfikować jak wygląda pomoc techniczna dostawcy oprogramowania. Czy musimy za nią dodatkowo zapłacić? Ile kanałów pomocy oferuje? Czy jest dostępna infolinia, opiekun klienta lub HelpDesk? Czy użytkownikowi przysługuje określona liczba godzin do wykorzystania w ramach uzyskiwanej pomocy? Dobry program gabinetowy powinien oferować nielimitowany dostęp do obsługi serwisowej świadczonej przez różne kanały, zależnie od preferencji użytkowników.
Wszystkie funkcje pod ręką
Decydując się na zakup programu do gabinetu zwykle oczekujemy spełnienia od niego określonych funkcji. Warto jednak zastanowić się, czy w miarę jego poznawania i opanowywania poszczególnych moduł nie będziemy wdrażać kolejnych możliwości oprogramowania, aby podnieść standard i wygodę swojej pracy. Dowiedzmy się zatem u dostawcy, jakie moduły otrzymamy w ramach zakupu systemu. Czy kolejne funkcjonalności będą wymagały dopłaty? W jaki sposób będą instalowane? Czy będę potrzebować wykwalifikowanego informatyka?
Koszty utrzymania
Wybierając program zastanówmy się, z jakich funkcje są dla nas kluczowe. Kalendarz, kartoteka, wysyłka SMS, rozliczenia - te moduły posiada praktycznie każdy system dostępny na rynku. Co jednak, gdy zechcemy wdrożyć kolejną funkcjonalność w swoim gabinecie np. kalendarz online do zapisów pacjentów ze strony internetowej praktyki? W niektórych przypadkach trzeba dodatkowo zapłacić za użytkowanie i dostęp do kolejnych modułów programu, ponieważ standardowo otrzymujemy tylko podstawowe funkcjonalności. Upewnijmy się w rozmowie ze sprzedawcą, do jakich modułów programu będziemy mieli dostęp, a za które przyjdzie nam zapłacić ekstra. Niektóre rozwiązania oferują całość funkcji w ramach opłaty licencyjnej lub abonamentowej. W innych z kolei należy zapłacić za rozbudowywanie systemu.
Zgodność z przepisami
Przepisy dotyczące systemów do prowadzenia dokumentacji elektronicznej definiują kilka wymagań, które muszą one spełniać. Kluczowym jest jasne zdefiniowanie poprzez np. login i hasło tego, kto dokonuje danych operacji w systemie. Na wydruku dokumentacji pacjenta powinien znajdować się zestaw odpowiednich informacji np. numer księgi rejestrowej podmiotu. Ponadto od lipca 2021 wszystkie podmioty udzielające świadczeń medycznych mają obowiązek realizować wysyłkę zdarzeń medycznych do systemu P1 i program powinien taki proces umożliwiać.
Przejście z innego oprogramowania
Zmieniając program gabinetowy należy upewnić się, czy wszystkie istotne informacje takie jak historia leczenia pacjentów, lista pacjentów oraz ich dane teleadresowe, rozliczenia (jeśli były prowadzone w ramach poprzedniego oprogramowania), wizyty zapisane w przyszłości, zostaną zaimportowane do nowego systemu. Warto uzyskać dokładne wyjaśnienia, aby uniknąć przykrego rozczarowania.
